Versicherungspapiere schlummern oft Jahre oder Jahrzehnte in Aktenordnern und Schnellheftern vor sich hin. Schließlich werden sie nur in Ausnahmesituationen benötigt, und die treten nun mal nicht täglich auf. Um in einem solchen Fall schnell auf die entsprechende Police zurückgreifen zu können, ist Ordnung gefragt und sind einige Regeln zu beachten, die Zeit sparen und Ärger vermeiden.

Alle Papiere sollten sauber abgeheftet werden und nicht einfach in Klarsichtfolie in der Schublade landen. Das gilt für den Antrag, die Dokumente, die während der Beratung erstellt wurden oder für die Versicherung von Bedeutung sind – etwa Auskünfte zur Gesundheit –, und natürlich die Police samt eventueller Änderungsschreiben. Mit Trennblättern können die einzelnen Versicherungen ordentlich archiviert werden. Den Ordner zu beschriften, kann auch nicht schaden. Beispiel: Im Todesfall müssten Angehörige sonst lange suchen, welche Versicherungen vorhanden sind. Bei einer Lebensversicherung wäre das fatal. Denn hier ist schnelles Handeln erforderlich. Sinnvoll ist es, eine Vertrauensperson oder einen Verwandten zu informieren und dort die wichtigsten Papiere in Kopie zu hinterlegen.

Dieser Schritt ist auch bei der Hausrat- und Wohngebäudeversicherung ratsam. Liegt erst einmal alles in Schutt und Asche – was niemandem zu wünschen ist –, sind auch die Versicherungsunterlagen weg und der Nachweis über den genauen Schaden nur schwer zu erbringen. Eine Auflistung der Wertgegenstände mit Fotos und Kaufbelegen sollte daher auf jeden Fall zusammen mit der Police in kopierter Form außerhalb des Hauses oder der Wohnung hinterlegt werden. Anders sieht es bei Reiseversicherungen aus, beispielsweise die Auslandsreisekrankenversicherung: Hier kommen die Papiere zum Gepäck und in Kopie zu Verwandten.