Irrläufer gibt es bei der Post immer wieder. Da landet ein Brief an die Hausnummer acht im Fach von Nummer sechs oder wird die Straße verwechselt. Bei einem Unternehmen wie der Uniqa-Versicherung in Österreich, das jährlich rund eine Millionen Briefe erhält, kann man sich ausrechnen, wie viele der Schreiben erst eine „Rundreise“ machen müssen, um schließlich auf dem richtigen Schreibtisch zu liegen. Um dieses Problem zu umgehen und eine schnellere Bearbeitung der Anliegen zu gewährleisten, werden die Schriftstücke jetzt von einem Post-Unternehmen digitalisiert und an die Zentrale und die neun Landesdirektionen weitergeleitet.

„Im Durchschnitt sind 40 Prozent der an uns gerichteten Briefe immer irgendwo im Unternehmen gewesen – nur nicht auf dem Schreibtisch des zuständigen Mitarbeiters“, so Karl Unger, Vorstand der Uniqa-Versicherung. Für Kunden ist das besonders ärgerlich, wenn sie der Hausratversicherung einen Schaden melden wollen oder ewig auf die Lebensversicherungs-Police warten müssen, weil ihr Antrag eine Odyssee hinter sich hat, die im schlimmsten Fall vier Wochen dauert. Die Papiere zu bearbeiten nimmt am wenigsten Zeit in Anspruch. Karl Unger beziffert den Aufwand mit 45 Minuten.

Dadurch, dass sämtliche Schreiben nun digitalisiert übermittelt werden, sollen Verzögerungen ab sofort der Vergangenheit angehören. Spätestens um 14 Uhr kann in den Abteilungen auf die eingescannten Briefe zurückgegriffen und direkt mit der Bearbeitung begonnen werden. Der Weg eines jeden Schriftstückes lässt sich dank der Digitalisierung problemlos nachvollziehen. Zudem kann von überall auf die Schreiben zugegriffen werden. Daher gewinnt auch der Online-Postverkehr zunehmen an Bedeutung. Um den Datenschutzbestimmungen zu entsprechen, wird die Papier-Post drei Monate aufbewahrt. Erst dann geht sie den letzten Weg durch den Shredder, der im Jahr rund 46 Tonnen alleine von der Uniqa zu verarbeiten hat.