Versicherungsschutz ist für Ausnahmesituationen entwickelt worden. Tritt dieser Zustand ein, dann muss der Versicherte schnell handeln. Um eine schnelle Handlungsweise abzusichern, sollten die Versicherungsunterlagen möglichst griffbereit liegen.

Generell sollten Policen, Antragsunterlagen, Dokumente (z.B. zu den Gesundheitsfragen) und die Dokumentation der Beratung aufbewahrt werden. Bei einem Schadensfall geht es oft nicht nur um die Regulierung, sondern im Zweifel wird gestritten und deshalb ist es sinnvoll die gesamten Unterlagen abzuheften. Bei einem möglichen Rechtsstreit kann der Versicherte dadurch alle wichtigen Unterlagen beibringen und somit die eigenen Ansprüche stärken.

Aber selbst der, der Ordnung hält kann bei einem Brand Schwierigkeiten bekommen, denn Ordnung schützt nicht vor dem Feuer. Deshalb ist es zusätzlich ratsam die gesamten Versicherungsunterlagen zu kopieren und bei einer Person seines Vertrauens zu hinterlegen.

Bei einer Reisekrankenversicherung sollte die Police im Urlaub dabei sein. Eine Kopie ist auch ausreichend und bei kleineren Behandlungen wird der Versicherte sowieso zuerst in Leistung gehen müssen. Erst wenn der Kunde wieder zu Hause ist kann er dann die Rechnung bei seiner privaten Reisekrankenversicherung einreichen. Im Notfall aber sollten die Versicherungsnummer und Basisdaten, wie der Umfang der Versicherung, vorgelegt werden können. Eine Kopie bei den Verwandten/ Freunden macht ebenfalls Sinn, denn falls der Versicherte so schwer verletzt ist, dass er sich nicht mehr selbst um das Geschehen kümmern kann, können diese Personen einspringen.